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Come scrivere lettere commerciali? Dritte e consigli utili
Hai appena iniziato un nuovo lavoro e ti hanno chiesto di scrivere e inviare alcune lettere commerciali ma non sai da dove partire? Oppure è una mansione di cui ti sei sempre occupato o occupata, ma non hai la sicurezza di aver fatto tutto per il meglio? Leggere questa guida potrebbe essere la soluzione giusta! Prendi carta e penna – ma forse dovresti averli già con te – e inizia a scrivere seguendo passo passo tutti i suggerimenti dello Staff di Unicusano Reggio Calabria!
Cos’è una lettera commerciale
Cos’ha di diverso una lettera commerciale da una lettera normale? Sostanzialmente, nulla: sono comunque delle parole scritte su un documento! Però va detto che le lettere commerciali sono uno strumento di comunicazione tra aziende ed hanno lo scopo di:
- avviare
- incrementare
- concludere
rapporti di lavoro e/o pratiche di vendita. Ecco perché non possono essere scritte in maniera informale, ma è necessario farlo seguendo alcune regole precise. Anzi, per essere ancora più precisi: esistono delle norme del Codice Civile che danno alle lettere commerciali un valore legale e giudiziale. Il che implica che quelli che stiamo per darti non sono dei suggerimenti che puoi scegliere di non seguire. Piuttosto per avere la sicurezza di non sbagliare è bene che tu proceda passo dopo passo così come troverai scritto tra poco.
Sapevi che proprio perché possono essere usate in caso di controversia, c’è l’obbligo di conservare queste missive per 10 anni?
Definizione
Quindi cosa s’intende concretamente per lettera commerciale? Potremmo dire che la definizione è:
documento attraverso il quale avviene la comunicazione tra aziende. È un tipo di lettera che dev’essere curata in ogni suo aspetto perché, attraverso ciò che comunica rappresenta soprattutto l’immagine del mittente. Dunque, dev’essere sempre chiara ed ovviamente lasciare un idea positiva.
Le caratteristiche delle lettere commerciali
Prima di tutto, vogliamo sfatare un mito. Considerando quanto detto finora, pensare che un linguaggio articolato o ricercato sia d’obbligo è sbagliato. Anzi, viste le finalità, dovrai utilizzare dei termini che siano il più semplici e diretti possibili. Il testo dev’essere:
- chiaro, perché non deve lasciare dubbi sull’interpretazione del contenuto. Ricordi quanto detto sulle implicazioni legali del documento?
- preciso. Dato che è proprio l’azienda a parlare, non c’è margine per imprecisioni o inesattezze.
- conciso. I testi troppo lunghi generano una perdita d’attenzione in chi legge. Nelle lettere commerciali – fatte le eventuali o dovute premesse – è fondamentale arrivare dritti al punto.
- rispettoso. Stiamo pur sempre parlando di una comunicazione d’affari: essere gentili è sempre conveniente.
- corretto. Avremmo voluto evitare quest’ultimo punto, ma è meglio non dare nulla per scontato. Gli errori – grammaticali o di ortografia – non sono ammessi.
Le accortezze
In linea generale, queste sono le cose fondamentali da tenere in considerazione per scrivere un documento adeguato. Ci sono però alcune ultime cose che vogliamo suggerirti prima di entrare nel dettaglio della forma. La presentazione grafica della lettera dev’essere chiara, e suddividere il documento in base agli argomenti trattati utilizzando diversi paragrafi può essere utile. Se lo ritieni necessario, dai enfasi alle parti più importanti sottolineando alcune parole. Ma ricorda: non utilizzare mai il maiuscolo. È un po’ come se gridassi in faccia a chi legge e dal vivo – nonostante tutto – non lo faresti mai. Non è vero?
Forma e sostanza di una lettera commerciale
Il formato più utilizzato per questo tipo di comunicazione è l’A4. Puoi scegliere quello che preferisci tra i programmi per scrivere e impostare il documento creando dei margini con le seguenti misure:
- 1,5 cm per il margine superiore
- 2 cm per il margine inferiore
- 2,5 cm per il margine sinistro
- 2 cm per il margine destro
così che ciò che scrivi sia “incorniciato” a dovere e risalti ancora meglio sul bianco del foglio.
Imposta un allineamento giustificato, o al massimo a bandiera sinistra e non utilizzare una dimensione del carattere superiore a 14 punti (quelle ideali sono 10 o 12 punti).
I modelli di lettera commerciale
Esistono diversi modelli di lettera commerciale che possono rappresentare un’ottima base di partenza per quanto riguarda il layout. Ecco quelli che potrebbero tornarti più utili!
- Blocco americana, blocco e semiblocco
Questo modello prevede che tutti gli elementi siano allineati al margine sinistro. Nel caso del modello “blocco” semplice la data e la firma sono allineate a destra e per il “semiblocco” i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm. - Classica
Ha le stesse caratteristiche del “semiblocco” però l’indirizzo è posizionato a destra ed è allineato alla città nella data. - Per buste a finestra
L’indirizzo è posizionato in un punto preciso del foglio così che corrisponda all’apertura della busta. Può riportare la dicitura “all’attenzione di” perché la lettera arrivi al diretto interessato. - Circolare
Una lettera circolare non ha un destinatario, ma è una comunicazione che prevede l’uso del vocativo o di una forma generica d’indirizzo.
Quello che non può mancare in una lettera commerciale
Per scrivere lettere commerciali nel modo più corretto puoi utilizzare lo schema che segue ed avere la sicurezza di inserire tutto ciò che serve per un lavoro completo.
Gli elementi essenziali
Una comunicazione tra aziende non non può considerarsi tale senza:
- Intestazione
Contiene le informazioni sul mittente. Quindi la ragione sociale o nome e cognome, l’indirizzo, il numero di telefono, Codice Fiscale e/o Partita IVA, i numeri di registrazione in Tribunale e alla Camera di Commercio ed il capitale sociale. Se usi una carta intestata, spesso tutte queste informazioni sono già inserite in automatico. - Data
Oltre a giorno, mese e anno scrivi anche il luogo di partenza della lettera. - Indirizzo del destinatario
Scrivi sempre un vocativo (es. Egregio, Gentile, Spettabile, …) prima dell’indirizzo completo della persona o azienda che riceverà ciò che scrivi. - Testo
Inizia a scrivere lasciando 3 interlinee dal destinatario. Una chicca in più: quando ti rivolgi direttamente a quest’ultimo, enfatizza aggettivi, pronomi e particelle pronominali scrivendoli con l’iniziale maiuscola. - Firma
Gli elementi facoltativi
Può essere utile riassumere il contenuto della lettera in un oggetto, oppure fare dei riferimenti precisi a comunicazioni precedenti per facilitare le ricerche. Se vuoi rendere ancora più complete la tue lettere commerciali, puoi aggiungere degli allegati ovvero dei documenti uniti al tuo testo. Oppure dei Post scriptum (P.s.) o dei Nota bene (N.b.), anche se questi due ultimi casi sono piuttosto rari in comunicazioni come queste.
Lettera o email?
Sai a quando risale la prima lettera commerciale? All’epoca dei Sumeri, all’incirca 3000 anni prima di Cristo. Di tempo ne è passato da allora e oggi inviare un messaggio per posta “tradizionale” sembra proprio una cosa d’altri tempi.
Infatti le lettere cartacee stanno lentamente scomparendo (e l’ambiente ringrazia) per lasciare spazio alle email: più immediate e sicuramente dalla consegna più facile. Va detto però che le comunicazioni più importanti – e forse formali – viaggiano ancora in una busta affrancata. Come si suol dire: (carta) scripta manent!
Anche se finora abbiamo parlato di lettere commerciali, come potrai facilmente immaginare, tutto ciò che ti abbiamo detto vale anche per la posta elettronica (con qualche speciale accortezza).
Le dritte per una mail efficace
Per scrivere un’email efficace al pari delle tradizionali lettere di lavoro, puoi seguire quanto detto finora. Ma fai attenzione anche a questa lista di 5 regole in più:
- scegli un oggetto efficace;
- fornisci per prime le informazioni più importanti;
- utilizza liste, grassetto e corsivo per evidenziare i termini;
- non dilungarti troppo. Ogni giorno riceviamo migliaia di email ed un testo troppo lungo potrebbe scoraggiare il lettore;
- invia la mail in mattinata perché è l’orario in cui chi riceve è più predisposto a leggere.
