Le 5 abilità di gestione del tempo sul lavoro che possono fare la differenza

La gestione del tempo sul lavoro è un aspetto fondamentale dell’esperienza professionale, un elemento cruciale nella riuscita di un progetto e nel conseguimento di obiettivi quotidiani e a lungo termine, nonché un’abilità in grado di ridurre l’impatto dello stress psicofisico che certi ambienti lavorativi riversano sui professionisti. Alcune abilità di gestione del lavoro sono innate e caratteriali, altre possono essere assimilate e allenate. In questo articolo ti illustriamo cinque abilità di gestione del tempo sul lavoro per imparare ad essere più produttivi, puntuali e sereni nello svolgimento del proprio ruolo.

Gestione del tempo sul lavoro: tecniche e abilità

Il primo impatto con il lavoro può essere idilliaco o disastroso. Uno degli aspetti che modificano la percezione del lavoro è il time management. Inaugurare una nuova posizione professionale senza avere capacità di gestione del tempo può causare qualche ansia e tensione iniziale, almeno fino a quando non ci si assesta e si trova un ritmo e un metodo per organizzare il lavoro in modo preciso e flessibile allo stesso tempo. Per aiutarti a dare un ordine e una struttura ordinata al tempo del tuo lavoro per fare in modo che questo non travolga altri aspetti della tua vita, ecco cinque abilità per organizzare tempo e lavoro.

1. Priorità agli impegni più urgenti e impegnativi

Un lavoro è fatto di un insieme di diverse microattività, alcune più consistenti e impegnative, altre secondarie e di breve durata. L’ideale sarebbe organizzare il lavoro pianificando gli impegni più lunghi e che necessitano di più energia all’inizio dell’orario lavorativo, quando (si presume) la motivazione è più vivida e l’energia mentale più fresca.

Arrivare a fine giornata con una mole consistente di attività altamente richiedenti dal punto di vista dell’energia e dell’attenzione non è una buona idea. Probabilmente le attività verranno svolte controvoglia, portate a termine in modo meno preciso, con scarsi risultati di successo, rischiando di innalzare la sensazione di frustrazione.

2. Svegliarsi presto e bene

Non siamo dei fan della sveglia di primo mattino, anzi, proprio il contrario. Crediamo che se ognuno fosse in grado di individuare quali sono le aree della giornata in cui rende di più sul lavoro potrebbe tranquillamente svegliarsi all’ora che preferisce portando avanti gli incarichi in modo eccellente. Ma in linea di massima svegliarsi presto è una buona idea se si hanno tante cose da fare e se si devono rispettare ritmi imposti dall’esterno. Se inizi a lavorare alle nove del mattino, svegliarsi una manciata di minuti prima di buttarsi davanti alla scrivania è un’abitudine deleteria. Non devi puntare la sveglia un’ora prima, inizia gradualmente. Prova, ad esempio, a puntarla quindici minuti prima del solito orario.

3. Saper dire di no

Qui sconfiniamo nel campo della psicologia. In effetti, la gestione del tempo sul lavoro è strettamente connessa alla gestione del tempo per sé stessi e, in ultima analisi, della gestione di sé stessi in generale. Ma senza fare inutili sovrapposizioni, il punto centrale per riuscire ad ottenere questa abilità di time management è imparare a dire di NO. Rispondere negativamente a una distrazione, a una richiesta superflua o comunque non pertinente e adattabile alla tua organizzazione è un grande passo in avanti, soprattutto per le persone insicure, timide e tendenzialmente accondiscendenti. Anche in questo caso il consiglio è di procedere con gradualità. Non ti devi proteggere da qualsiasi cosa e dire di no a tutto ciò che ti viene richiesto. Abituati un po’ a non fare sempre e in ogni caso ogni cosa che di viene chiesta. Non sei maleducato, sei soltanto responsabile e consapevole.

4. Monitora le distrazioni

Una tecnica di gestione del tempo lavorativo utilissima per ridurre le perdite di tempo e ottimizzare la produttività è monitorare le distrazioni. Le distrazioni sono assolutamente normali, il nostro cervello è predisposto appositamente per produrre continuamente pensieri, e non possiamo controllarli tutti. Però possiamo allenarci a mantenere la concentrazione e ad arginare le fonti di disturbo. Una tecnica semplicissima implica l’utilizzo di una to do list, in cui vengono segnate le cose da fare. Quando ci si dedica ad una delle attività della lista di cose da fare non si fa nient’altro nel frattempo. Si prende un altro foglio e ogni volta che un pensiero subentra lo si scrive. A termine della sessione lavorativa avrai un quadro preciso delle attività che hanno rischiato di essere fonti di distrazione e potrai sceglierle come e quando affrontarle senza lasciare che disturbino il tuo flusso di produttività.

5. Delegare alcuni incarichi

Per certi versi quest’ultimo punto assomiglia a quello precedente “saper dire di no”. Saper chiedere aiuto o imparare a delegare è un’abilità che si rivela utile sul posto di lavoro ma anche nella vita di tutti i giorni. Spesso e volentieri si viene travolti dalla sindrome del supereroe, si è convinti di poter fare tutto da soli, rischiando di andare in burn-out o di perdere energia sopraffacendosi di responsabilità e impegni.
Non è necessario, lavorare significa anche collaborare in modo aperto e in un’ottica di scambio all’interno di un team. Sii in grado di riconoscere negli altri dei validi alleati, e di delegare a loro le incombenze che non rispondono alle tue capacità e alle tue responsabilità. Alleggerendoti avrai più energia e forza di volontà. Il tuo lavoro si nutrirà del contributo reciproco.

Gestire il tempo del lavoro e gestire sé stessi

Lo abbiamo ripetuto più volta nella stesura di questo articolo. L’organizzazione del tempo e del lavoro spesso e volentieri si strutturano più facilmente se si è fatto un lavoro su sé stessi, se si è in grado di gestire i propri limiti e le proprie risorse in modo fruttuoso, libero e non giudicante.

Non vogliamo fare psicologia spicciola, ma non a caso il time management viene studiato spesso e volentieri all’interno dei piani di studi dei corsi di laurea in Psicologia del lavoro e delle organizzazioni. Effettivamente rientra all’interno di abilità mentali e di conoscenza di sé stessi e delle modalità in cui funzioniamo.

Ci sono ancora utili suggerimenti che possiamo lasciarti prima di chiudere questo articolo e lasciare che tu posso riprendere a lavorare con un’attitudine nuova:

• Non essere perfezionista
• Fai detox digitale
• Ottimizza i tempi morti
• Evita le persone che ti disturbano
• Rendi automatiche le attività non creative

Anche questi sono ulteriori spunti. Ad esempio, la capacità di abbassare il range di aspettative e di non essere perfezionisti ci porta ad essere più tolleranti e malleabili, più capaci di rimediare a un errore senza profondare nello sconforto ma con attitudine proattiva.

Allo stesso modo, evitare le persone che distraggono e disturbano, incapaci di rispettare il ritmo di lavoro, aiuta a creare un ambiente maggiormente supportivo e stimolante, che migliora ancora di più se si è in grado di riconoscere chi invece può contribuire praticamente a portare avanti il lavoro in modo integrato e collaborativo.

Infine, sappiamo che stai leggendo questo articolo sul tuo device o sul desktop del tuo pc, e probabilmente lo stai facendo in un momento in cui dovresti fare tutt’altro, siamo felici del fatto che ci leggi, ma non possiamo esimerci dal ricordarti che saper gestire il tempo sui social e su internet rende la giornata lavorativa più produttiva. Purtroppo la tecnologia ci travolge e spesso e volentieri non sappiamo arginare l’impatto che ha sulle nostre vite, ma tenta di fare lo sforzo di regolarti nell’utilizzo e di dargli il giusto spazio.

Speriamo che questo articolo ti sia stato in qualche modo utile, ora basta chiacchiere, è giunto il momento di organizzare tempo e lavoro e di raggiungere i propri obiettivi senza stress.

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