Come (e perché) organizzare eventi digitali? Le cose da sapere

Vuoi scoprire come organizzare eventi digitali di successo? Sei un’azienda piccola o e credi che questo tipo di evento sia un tassello importante delle strategie di marketing di un’impresa. Credi bene! Un evento ben strutturato può portare numerosi vantaggi in termini di autorevolezza, può permettere di acquisire nuovi utenti, clienti e collaboratori, di facilitare il networking, stringere accordi e fare business in modo innovativo.

La forza dell’organizzazione di evento on line è quella di avere la possibilità di un rapporto diretto con le persone. Non sarà lo schermo ad aumentare la distanza, non sarà la tecnologia a impedirti di costruire legami, anzi sarà esattamente il contrario.

Organizzare un evento on line: i passaggi

L’incontro on line in streaming può essere un’opportunità per favorire la condivisione delle idee e facilitare la comunicazione, creando un nuovo modo di interagire. Non possiamo dire che sia uguale all’evento in presenza, quel tipo di atmosfera è difficilmente replicabile online.

Ma abbiamo sperimentato tutti l’impossibilità di organizzare eventi live, e abbiamo capito che ci sono altre strade da percorrere, ugualmente interessanti.

Possiamo sfruttare i vantaggi della tecnologia, perché rinunciare a tutti questi vantaggi, perché non approfittare di strumenti che ci connettono in tempo reale da una parte all’altra del globo?

Seguendo alcuni semplici consigli è possibile realizzare un evento digitale in grande stile, anche con numeri di utenti elevati. Lo dimostrano le grandi manifestazioni e festival che durante la primavera del 2020 hanno resistito a un ferreo lockdown spostandosi sul web e gestendo un grosso flusso di visitatori mantenendo alta la partecipazione e la buona riuscita dell’evento.

Per creare un evento on line bisogna strutturare una scaletta ben precisa, da rispettare. Sarebbe opportuno farsi affiancare da un esperto del settore digitale, un esperto dei programmi, dei tool e degli strumenti necessari a far funzionare tutto al meglio.

Ecco una scaletta programmatico per l’organizzazione di eventi digitali:

• Fase iniziale: definizione di format, obiettivi, budget, scadenze e ruoli
• Fase attiva: svolgimento dell’evento, messa in opera della scheda e monitoraggio
• Fase conclusiva: valutazione della riuscita, ringraziamenti, punti di forza e criticità riscontrati

Questi passaggi vanno seguiti con molta attenzione, da ognuno di questi punti dipende il risultato finale. Ricordati che una buona programmazione è il punto di partenza perfetto per il successo di un evento. Anche la fase finale non va trascurata, perché –come si suol dire – i cavalli si vedono all’arrivo. Solo a evento concluso, e anche parecchio tempo dopo comprenderai se il tuo evento digitale ha raggiunto gli obiettivi sperati.

Eventi digitali vs eventi live

Possiamo anche ragionare su come convertire un evento tradizionale cambiando strumenti, tempistiche e supporti tecnologici.

Nonostante le difficoltà tecniche che possiamo incontrare come scarsa conoscenza delle piattaforme o barriere nell’adozione di certi protocolli, ci sono anche dei risvolti positivi.

Uno su tutti i l’abbattimento dei costi per la preparazione di un evento live. Un aspetto assolutamente da non sottovalutare. Anche perché, forse non lo sai, ma organizzare un evento a volte ha dei costi davvero spropositati.

Pensiamo solo alla prenotazione della location, ai materiali cartacei, ai costi per il cibo, per gli spostamenti etc. Tutto questo non ci sarà più, o meglio, verrà “convertito” con un corrispondente guadagno. Un risparmio garantito, conti alla mano.

Convertendo una parte o tutti gli eventi aziendali da offline ad online potremo avere vantaggi anche a lungo termine. Imparerai tante cose nuove, nuove skills, potrai far conoscere l’azienda in tutta la sua innovazione.

Cosa cambia quando organizziamo un evento digitale?

Non dobbiamo più scegliere la sede ma la piattaforma più adatta, non esistono spazi fisici da affittare, allestire, pulire, predisporre. Niente più parcheggi da indicare o catering da contattare.

Gli inviti non saranno cartacei ma digitali, così come le locandine, i flyer e il programma

La partecipazione dei relatori non implicherà il loro spostamento con corrispondente costo dei trasporti a carico degli organizzatori, visto che non dovranno spostarsi fisicamente.

Con una buona strategia di comunicazione e una buona organizzazione si potranno avere diffusione e partecipazione notevoli, anche maggiori a quelli soliti.

Potremo sfruttare i contatti ottenuti per ricontattare i partecipanti ed effettuare attività di remarketing. Se non sai come fare puoi contattare un esperto di digital marketing e sviluppare un piano strategico in questa direzione.

 

Come organizzare un evento digitale

I passaggi da fare per essere sicuri di realizzare un evento di successo è senza dubbio prendere tutte le decisioni strategiche del caso e pianificare nel dettaglio. Ragioniamo sugli obbiettivi, le tempistiche, il budget a disposizione e il team che sarà coinvolto nell’organizzazione.

Non puoi improvvisare, ricordati della scaletta che abbiamo proposto all’inizio, ci vuole pianificazione!

Per evitare che si generi confusione durante i lavori bisognerà assegnare la direzione del progetto ad una sola persona. Prima abbiamo parlato di esperti di digital marketing, ma è altrettanto utile contattare esperti nella pianificazione ed organizzazione di eventi offline, perché avranno sicuramente le giuste competenze per far quadrare ogni cosa all’interno del progetto.

Ma tornando alla parte più digital, quali sono le cose che non devono mancare per l’organizzazione di un evento digitale perfetto?

• sito internet
• contenuti di qualità
• strategia di comunicazione
• pubblicità sui social

Qualsiasi social media manager, web specialist o altro saprebbe argomentarti questa scaletta. Ci proviamo anche noi. L’importanza di un sito internet è abbastanza scontata. Sappiamo che il primo gesto che compie una persona interessata è googlare per cercare una pagina corrispondente all’evento che gli interessa. Verissimo. Ma un sito non basta, è quello che c’è dentro che fa la differenza. E qui veniamo al punto 2. I contenuti vanno ragionati, scritti ed elaborati nel rispetto dell’immagine aziendale, degli obiettivi e dello strumento utilizzato.

Nella strategia di comunicazione facciamo rientrare tutti gli aspetti social, ma non solo. Oltre agli account dei social network sarà utile gestire un rapporto con gli uffici stampa per dare risalto anche su magazine, quotidiani e riviste di settore a un evento di un ambito di interesse affine. L’advertising sui social è connesso al punto 3, una buona strategia di advertising è legata a doppio filo alla strategia di comunicazione, e nonostante si muova nel mondo digital sicuramente può apportare benefici anche off line, ad esempio portando gli utenti, dopo l’evento on line, a recarsi ad uno store preciso per eventuali promozioni.

Come organizzare un webinar

I webinar sono la nuova frontiera della formazione on line. Si tratta di corsi che sfruttano tutte le potenzialità del web: flessibilità, accessibilità, convenienza. Chiunque può organizzare un webinar e testarne i vantaggi. Per organizzarlo bene bisogna innanzitutto fare una scelta a monte: in streaming in tempo reale oppure registrato e da visionare in qualsiasi momento. Premesso che una cosa non esclude l’altra, ecco di cosa hai bisogno in entrambi i casi:

• una buona videocamera e microfono
• un buon tool per le dirette
• una scaletta dei contenuti
• un programma di fidelizzazione

A questo punto è necessaria una precisazione: la scaletta del primo paragrafo è da applicare anche all’organizzazione di un webinar. Infatti puoi considerare questa tipologia di corso on line come un evento, avrai pertanto bisogno di avere una solida struttura digital alle spalle: sito + social + strategia, tutto è di capitale importanza. Lanciati in questa impresa, fatti affiancare da professionisti competenti, sperimenta gli effetti positivi sull’azienda. Il web è una risorsa infinita da cui attingere.